Внедрение

Кратко

Полный цикл внедрения — от первого звонка до открытия дверей с работающей системой — занимает от 2 до 8 недель в зависимости от размера организации и количества интеграций. Большую часть работы мы берём на себя: настройку, миграцию данных, обучение, запуск и сопровождение. От вас потребуется минимум — данные о бизнесе, доступ к существующим системам и присутствие нескольких сотрудников на этапах согласования и обучения.

Этапы внедрения

Этап 1. Аудит и планирование

Срок: 2–5 рабочих дней

Перед началом работ мы изучаем ваш бизнес, чтобы система заработала именно под него, а не наоборот.

Что делаем:

знакомимся с бизнес-процессами клиники, салона или сервисной компании;
инвентаризируем услуги, специалистов, кабинеты, локации, расписания;
собираем требования к интеграциям (платёжные системы, SMS, мессенджеры, 1С, существующая МИС или CRM);
определяем объём миграции данных — из каких источников переносим клиентскую базу, историю визитов, документы;
согласуем тариф и список модулей платформы под ваши задачи;
формируем календарный план внедрения с конкретными датами и ответственными.

Что от вас потребуется:

1–2 встречи длительностью по 1–1,5 часа с руководителем и (желательно) администратором или старшим врачом;
доступ к существующей системе (если есть) для оценки объёма миграции;
список локаций, специалистов, услуг и текущий прайс-лист.

На выходе: план внедрения с датами, перечнем работ, ответственными с вашей и нашей стороны.

Этап 2. Развёртывание и базовая настройка

Срок: 1–3 рабочих дня

Мы поднимаем для вас отдельный экземпляр платформы и проводим базовую настройку.

Что делаем:

создаём изолированный инстанс Maksatech для вашей организации;
настраиваем основные параметры (часовой пояс, валюта, язык по умолчанию, рабочие дни);
регистрируем поддомен <ваше-название>.maksatech.com либо подключаем ваш собственный домен;
настраиваем SSL-сертификат и базовую безопасность;
создаём учётные записи администраторов с разграничением прав;
импортируем структуру организации: локации, кабинеты, должности, отделения.

Что от вас потребуется:

определиться с доменом (использовать наш поддомен или подключить собственный);
предоставить логотип и краткое название организации.

На выходе: работающая платформа с базовой структурой, доступная по адресу https://<ваш-адрес> для администраторов.

Этап 3. Брендирование и настройка сайта

Срок: 3–7 рабочих дней

Сайт и личный кабинет клиента — лицо вашей организации в интернете. Настраиваем под ваш стиль.

Что делаем:

применяем фирменные цвета, шрифты, логотип, фавикон;
настраиваем структуру сайта: главная, услуги, специалисты, контакты, акции, статьи;
наполняем стартовый контент: описания услуг, биографии врачей, фотографии локаций;
настраиваем SEO: title, description, OpenGraph для каждой страницы, sitemap.xml, robots.txt;
подключаем многоязычность, если необходимо (русский, татарский, английский, казахский и другие);
настраиваем формы записи и обратной связи;
проверяем адаптивность под смартфоны, планшеты и десктопы.

Что от вас потребуется:

передать брендбук, фирменные цвета, логотип в векторном формате (если есть);
описания услуг и врачей либо доступ к текущему сайту для миграции контента;
фотографии локаций, врачей, оборудования (или мы поможем организовать фотосессию у наших партнёров).

На выходе: работающий сайт с вашим брендом, наполненный контентом, готовый к публикации.

Этап 4. Настройка CRM и бизнес-процессов

Срок: 3–7 рабочих дней

Под бизнес-процессы вашей организации настраиваем воронки заказов, расписания, шаблоны документов.

Что делаем:

настраиваем статусы заказов и переходы между ними под ваш процесс (запись → подтверждение → визит → закрытие → постпродажа);
импортируем услуги, прайс-листы, длительность процедур;
настраиваем расписания специалистов с учётом выходных, отпусков, перерывов;
настраиваем правила автоматических уведомлений клиентам и врачам;
создаём шаблоны договоров, согласий на медицинское вмешательство, информированных согласий, квитанций;
настраиваем сегментацию клиентской базы и сценарии работы с разными группами;
настраиваем программу лояльности (бонусы, скидки, абонементы) — если применимо.

Что от вас потребуется:

описание текущего процесса работы с клиентом — от первого контакта до повторного визита;
образцы используемых документов (договоры, согласия, квитанции) — мы их оцифруем и сделаем шаблонами;
список ролей сотрудников и их прав (кто что видит и может делать).

На выходе: настроенная CRM с воронками, расписаниями, шаблонами документов.

Этап 5. Интеграции

Срок: 3–10 рабочих дней (зависит от количества и сложности)

Подключаем платформу к вашим внешним системам и провайдерам услуг.

Платёжные системы и эквайринг:

ЮKassa, T-Bank Acquiring, VTB Acquiring, СБП;
настройка приёма онлайн-оплат, возвратов, рассрочки;
интеграция с онлайн-кассой по 54-ФЗ (ATOL, Эвотор, Дримкас и другие);
автоматическая отправка чеков в ОФД и клиенту.

Уведомления и связь:

SMS-провайдеры (SMS Aero, SMS.ru, SMSC.ru, Twilio, Vonage, Mobizon);
Email-провайдеры (SMTP, Mailgun, SendGrid, AWS SES);
мессенджеры (Telegram-боты, WhatsApp Business API);
push-уведомления в личном кабинете и мобильном приложении.

Учётные системы:

1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, Медицина);
интеграция через REST API или обмен файлами;
выгрузка операций, начисление зарплат, сверки.

Медицинские системы (для клиник):

МИС (медицинская информационная система) — двусторонний обмен по HL7 или REST API;
ЕГИСЗ, ЕМИАС — при наличии подключения;
лабораторные системы (LIS) — приём результатов анализов в карточку пациента;
системы хранения медицинских изображений (PACS) — DICOM-интеграция при необходимости.

Карты и геолокация:

Яндекс Карты, 2ГИС;
отображение филиалов, прокладка маршрутов.

Аналитика:

Яндекс Метрика, Google Analytics;
сквозная аналитика по источникам трафика и конверсиям в записи.

Что от вас потребуется:

список провайдеров услуг и существующих систем;
доступы и API-ключи (помогаем получить, если их ещё нет);
учётные данные для тестирования интеграций.

На выходе: все необходимые внешние системы подключены и работают вместе с платформой.

Этап 6. Миграция данных

Срок: 5–14 рабочих дней (зависит от объёма и качества исходных данных)

Если у вас уже есть CRM или МИС — переносим данные так, чтобы вы не потеряли историю работы с клиентами.

Что делаем:

анализируем текущие источники: базы данных, Excel-таблицы, экспорт из старой системы;
разрабатываем правила сопоставления полей (data mapping);
проводим тестовый импорт на небольшой выборке, согласовываем результат;
проводим полный импорт со всеми проверками целостности;
переносим:
- клиентскую базу с контактами, паспортными данными, медкартой;
- историю визитов и услуг;
- финансовую историю (платежи, задолженности, авансы);
- документы (договоры, согласия, заключения, результаты анализов);
- расписания и абонементы;
сверяем итоги: количество записей до и после, контрольные суммы по финансам.

Что от вас потребуется:

доступ к старой системе или экспорт данных в стандартных форматах (CSV, Excel, XML, JSON);
1–2 ответственных сотрудника для проверки корректности перенесённых данных;
решение о судьбе старой системы — оставить как архив или вывести из эксплуатации.

На выходе: все исторические данные доступны в новой платформе, ничего не потеряно.

Этап 7. Обучение сотрудников

Срок: 2–5 рабочих дней (распределяется на 1–2 недели для удобства)

Самая удобная платформа бесполезна, если сотрудники её не знают. Обучаем всех — от регистратуры до главного врача.

Что делаем:

проводим вводный обзор системы для всей команды;
проводим отдельные сессии по ролям:
- администраторы / регистратура — приём заявок, запись клиентов, оформление визитов, кассовые операции;
- врачи / мастера / специалисты — работа с медкартой, расписание, заключения, рецепты;
- руководители — аналитика, финансовые отчёты, KPI, контроль работы;
- бухгалтерия — выгрузка операций, начисление зарплат, сверки;
- маркетинг / контент-менеджер — управление сайтом, акциями, рассылками;
передаём видеоуроки и текстовые инструкции для самостоятельного изучения;
настраиваем доступ к базе знаний с FAQ и решениями типовых задач.

Форматы обучения на выбор:

онлайн — Zoom / Google Meet, наиболее удобный для небольших команд;
очно у вас в офисе — для крупных команд или сложных кейсов (Москва, Казань, по согласованию);
гибридный — общая часть онлайн, разбор кейсов очно.

Что от вас потребуется:

выделить время сотрудников для обучения (по 1,5–2 часа на каждую роль);
желательно назначить «амбассадора» системы из числа сотрудников — он будет первой линией поддержки внутри команды.

На выходе: команда умеет работать с системой и знает, куда обращаться с вопросами.

Этап 8. Пилотный запуск

Срок: 5–14 календарных дней

Перед публичным запуском — пилотная эксплуатация на ограниченной группе клиентов или в одной локации.

Что делаем:

запускаем систему в боевом режиме на одной локации либо для ограниченной группы клиентов;
ведём ежедневный мониторинг работы — оперативно реагируем на любые вопросы и замечания;
собираем обратную связь от сотрудников и клиентов;
дорабатываем настройки под выявленные нюансы;
проводим финальные тесты всех интеграций под реальной нагрузкой.

Что от вас потребуется:

активное участие команды в пилоте;
ежедневная обратная связь (несколько минут в день) — что удобно, что неудобно, где что не так.

На выходе: платформа отлажена под реальные рабочие сценарии вашей организации.

Этап 9. Полный запуск

Срок: 1 рабочий день

В согласованную дату — переключение всех процессов на новую платформу.

Что делаем:

финальная синхронизация данных из старой системы (если она ещё работает);
переключение DNS, если используется собственный домен;
активация всех уведомлений клиентам о новых возможностях (личный кабинет, онлайн-запись, новый сайт);
круглосуточное дежурство нашей команды в первые 48 часов после запуска для немедленной реакции на любые вопросы.

Что от вас потребуется:

согласованная дата запуска;
внутренняя готовность команды (стандартный рабочий день).

На выходе: работающая система, новый сайт онлайн, клиенты в личных кабинетах, заказы и оплаты идут через платформу.

Этап 10. Сопровождение после запуска

Период: первые 90 дней входят в стоимость внедрения, далее — по тарифу подписки

Первые три месяца после запуска — критически важные. Мы сопровождаем плотно.

Что делаем:

ежемесячные созвоны со сводкой работы системы и предложениями по оптимизации;
приоритетная техническая поддержка с реакцией в течение 1 рабочего часа в рабочее время;
бесплатные дообучения новых сотрудников;
доработка настроек по запросу (без изменения функциональности платформы);
помощь в анализе аналитики и финансовых отчётов;
консультации по маркетингу и работе с клиентской базой.

После окончания периода первичного сопровождения переходим на стандартный тариф подписки с поддержкой в рамках выбранного плана.

Типовой календарь внедрения

Реальная длительность зависит от размера организации и количества интеграций. Ниже — три типовых сценария.

Малая клиника / салон (1 локация, до 10 сотрудников)

Неделя	Этапы
1	Аудит, развёртывание, начало брендирования
2	Брендирование, настройка CRM, базовые интеграции
3	Миграция данных, обучение
4	Пилот и полный запуск

Итого: 3–4 недели.

Средняя клиника / сеть салонов (2–5 локаций, до 50 сотрудников)

Неделя	Этапы
1	Аудит, развёртывание
2	Брендирование, настройка сайта
3	Настройка CRM, бизнес-процессы
4	Интеграции (платежи, SMS, 1С)
5	Миграция данных
6	Обучение, пилот
7	Полный запуск

Итого: 6–7 недель.

Сеть клиник / крупный сервисный бизнес (5+ локаций, 50+ сотрудников)

Неделя	Этапы
1–2	Аудит, развёртывание, согласование процессов
3–4	Брендирование, настройка сайтов локаций
5–6	Настройка CRM, бизнес-процессы, шаблоны документов
6–7	Интеграции (включая МИС, 1С, медицинское оборудование)
7–8	Миграция данных по локациям
8	Обучение по ролям и локациям
9	Пилот в одной локации
10	Поэтапный запуск по локациям

Итого: 8–10 недель.

Что входит в стоимость внедрения

Включено:

разработка плана внедрения;
развёртывание и настройка платформы;
брендирование сайта и личного кабинета;
настройка CRM, воронок, расписаний, шаблонов документов;
стандартные интеграции (платежи, SMS, email, аналитика, карты);
миграция данных из одной существующей системы (CSV/Excel/SQL-дамп);
обучение сотрудников (онлайн);
пилотный запуск и техподдержка в первые 90 дней;
1 ревизия настроек по запросу в первые 30 дней.

Оплачивается отдельно (если потребуется):

интеграции со специфическими медицинскими системами (МИС, LIS, PACS, ЕГИСЗ);
разработка нестандартного функционала под уникальные бизнес-процессы;
миграция из более чем одного источника или из систем без стандартного экспорта;
очное обучение в офисе клиента (за пределами Казани);
разработка мобильного приложения под бренд клиента;
продвинутая поисковая оптимизация и контекстная реклама;
профессиональная фотосессия и копирайтинг (через наших партнёров).

Стоимость дополнительных работ — фиксированно по согласованной смете до начала работ. Никаких скрытых платежей или «дозаказов в процессе».

Что от вас требуется

Чтобы внедрение прошло в срок и без сюрпризов:

Назначенный ответственный — один человек с вашей стороны, с которым мы будем взаимодействовать. Желательно — руководитель или старший администратор, не самый загруженный сотрудник.
Доступ к информации — данные о бизнесе, существующих системах, контрагентах. Всё под NDA, обрабатываем строго по поручению.
Решения в разумные сроки — на этапе согласования брендирования, шаблонов документов и процессов нам потребуется ваша обратная связь в течение 1–3 рабочих дней. Долгие согласования сдвигают сроки запуска.
Время сотрудников на обучение — несколько часов в неделю на 2–3 недели обучения. Без этого — не получите полную отдачу от системы.
Готовность к изменениям — внедрение системы это всегда трансформация процессов. Если коллектив сопротивляется изменениям — лучше обсудить это до начала, а не во время.

Гарантии

Фиксированная стоимость внедрения по согласованной смете. Доп. работы — только по предварительному согласованию.
Гарантия запуска в срок. Если задержка по нашей вине превышает 20% от согласованного срока — компенсируем месяц подписки.
Гарантия работоспособности. Все настройки и интеграции, выполненные нами, работают так, как согласовано в техническом задании. Доработки в рамках ТЗ — бесплатно в течение 90 дней после запуска.
Защита данных. Все ваши данные и данные ваших клиентов обрабатываются в соответствии с 152-ФЗ и хранятся на серверах в Российской Федерации. По вашему запросу в любой момент — полная выгрузка всех данных в машиночитаемом формате.
Никаких связанных рук. Если в любой момент вы решите уйти на другую платформу — выгрузка всех данных, помощь в подготовке к миграции, никаких санкций.

Часто задаваемые вопросы

Сколько занимает внедрение для типовой клиники? 4–6 недель — для средней клиники с 1–2 локациями и стандартным набором интеграций.

Можно ли быстрее? Технически — да, минимальный срок 2 недели для одной локации без сложных интеграций. Но рекомендуем не торопиться: обучение и пилот критически важны, экономия одной недели может стоить нескольких месяцев недополученной отдачи.

Что если у нас уже есть сайт? Сохраним содержимое и SEO. Перенесём страницы, тексты, фотографии, метаданные. Старые URL продолжат работать с редиректами на новые.

Что если у нас уже есть CRM с историей за 5–10 лет? Перенесём всё. Большие объёмы данных не проблема — мы делали миграции с базами в сотни тысяч клиентов и миллионы операций.

Что с медицинской лицензией и проверками? Платформа сама по себе не является медицинским изделием и не подлежит регистрации в Росздравнадзоре. Защита персональных данных пациентов — на уровне требований 152-ФЗ и Постановления Правительства РФ № 1119, включая шифрование и журналирование доступа.

А если что-то сломается после запуска? Техническая поддержка 24/7 для критических инцидентов в первые 90 дней. Далее — по выбранному тарифу, но всё равно с гарантией реакции в течение оговорённого SLA.

Можем ли мы внедрить систему сами? Технически — да, платформа спроектирована так, чтобы основная настройка занимала минимум времени даже без нашего участия. Но опыт показывает: с нашим внедрением вы запускаетесь в 2–3 раза быстрее и сразу извлекаете максимум из возможностей платформы. Внедрение — это инвестиция, которая окупается с первого месяца работы.

С чего начать

Достаточно одного звонка или письма. Мы предложим бесплатную 45-минутную консультацию с демонстрацией платформы под ваш кейс. По итогам встречи у вас на руках будет: